|
OP.272.03.2020.IT
Pytania Wykonawcy i odpowiedzi Zamawiającego do badania na kompleksowe przeniesienie mienia tj. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej będącej na stanie Kuratorium Oświaty
w Gdańsku.
1. Pytanie Wykonawcy:
Opis Przedmiotu Zamówienia cz. I ust. 1
Czy kartony do dokumentów, mają być 2,czy 3 warstwowe?
Odpowiedź Zamawiającego:
Kartony na dokumenty mają być wykonane z tektury 3 warstwowej.
2. Pytanie
Czy jest możliwa, nieoczekiwana zmiana terminu z Państwa strony odnośnie
terminu wykonania usługi tj. do dnia 20 marca?
Odpowiedź
Termin 20 marca br. jest terminem końcowym.
3. Pytanie
Czy realizacja usługi jest możliwa tylko i wyłącznie w godzinach pracy Kuratorium?
Odpowiedź
Realizacja jest możliwa w godzinach pracy Kuratorium Oświaty w Gdańsku z możliwością przesunięcia 1-2 godzin po zakończeniu pracy. Sytuacja ta musi być wcześniej uzgodniona z Kuratorium oraz Pomorskim Urzędem Wojewódzkim.
4. Pytanie
Czy palety w ilości 150 szt. muszą być w konkretnych wymiarach i kolorach oraz czy poza dokumentami przewożone będą także regały, na których akta są składowane?
Odpowiedź
Palety muszą być w rozmiarach zbliżonych do 120 cm na 80 cm, kolor dowolny. Regały nie będą przewożone. Dokumenty w kartonach będą układane na paletach.
5. Pytanie
Czy wymiary pudeł kartonowych zostały podane pod kątem wymiarów akt?
Odpowiedź
Pudła muszą być, jak wskazane w ofercie. Dokumentacja będzie w nich przechowywana.
6. Pytanie
Czy Kuratorium Oświaty jest zainteresowane usługą wykonania do 7 dni, w terminie do 14 dni czy najważniejszym czynnikiem jest tylko i wyłącznie cena?
Odpowiedź
Przeprowadzka musi być przeprowadzana w dni powszednie od poniedziałku do piątku do dnia 20 marca br. – zgodnie z zapisami wskazanymi w ogłoszeniu. Oferta musi spełniać warunki zapytania ofertowego. Kryterium, przy spełnieniu warunków zapytania, jest w 100 % cena.
z up. Pomorskiego Kuratora Oświaty
Iwona Tanewska
Z-ca Dyrektora Wydziału Organizacji
i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli
Autor dokumentu z-ca dyr OP Iwona Tanewska, 04.03.2020
Kuratorium Oświaty w Gdańsku przeprowadza badanie rynku w celu wyłonienia wykonawcy na usługę przeprowadzenia mienia będącego na stanie Archiwum Zakładowego Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
Niniejsze zamówienie prowadzone jest w trybie postępowania o udzielenie zmówienia
o wartości netto poniżej 30 tys. euro (art. 4 ust. 8 Ustawy Prawo zamówień publicznych).
W przypadku wątpliwości pytania należy kierować do Pani Iwony Tanewskiej
nr telefonu 58 322 29 12, lub na adres poczty email: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl.
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa przeniesienie mienia tj. dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej będącej na stanie Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
Zakres czynności jaka jest przedmiotem zapytania, która leży po stronie Wykonawcy:
1. Zakup pudeł z uchwytami i zamknięciem (kartonów) w ilości ok. 4 000 sztuk o wymiarach: 41 cm (długość), 29 cm (wysokość), 32,5 cm (szerokość) wraz z ich złożeniem na miejscu.
2. Spakowanie całej dokumentacji ok. 2 000 m bieżących akt w pudła. Opisanie kartonów
według miejsca przechowywania i sygnatury akt oraz wskazówek pracownika Archiwum Kuratorium Oświaty w Gdańsku. Dokumentacja znajduje się na I i II piętrze budynku przy ul. Chmielnej 74/76 w Gdańsku. Budynek posiada windę towarową.
3. Przewiezienie całego zasobu dokumentacji znajdującej się w Archiwum Kuratorium
Oświaty w Gdańsku z ul. Chmielnej 74/76 w Gdańsku do nowej siedziby Archiwum
tj. na ul. Chwarznieńską 170 A w Gdyni.
4. Zakup palet w ilości 150 sztuk, przewiezienie ich na ul. Chwarznieńską 170 A w Gdyni oraz rozłożenie w miejscu wskazanym przez pracownika Kuratorium.
5. Ustawienie pozostawionej w pudłach dokumentacji na palety według wskazówek pracownika Kuratorium.
6. Przewiezienie mebli tj.: stolika, 3 krzesła, 2 biurek, małej szafki socjalnej oraz kserokopiarki.
TERMIN REALIZACJI USŁUGI:
Usługa powinna zostać przeprowadzona do dnia 20 marca 2020 r.
II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W ubieganiu się o udzielenie zamówienia mogą uczestniczyć Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki tj.:
1. Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej:
- prowadzą działalność jest uprawniona do występowania w obrocie;
- posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie;
- posiadają niezbędne uprawnienia do wykonania zamówienia.
2. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
- znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
- dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
III.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Ofertę cenową należy złożyć na Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do badania.
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
3. Ofertę należy sporządzić w języku i walucie polskiej.
4. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, które zostały opisane w cz. I. Opisie przedmiotu zamówienia.
5. Ceny podane w ofercie muszą być podane z dokładnością do dwóch miejsc
po przecinku. W przeciwnym razie Zamawiający zaokrągli cenę zgodnie
z zasadami matematycznymi do dwóch miejsc po przecinku.
6. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi, być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy wykonawcy, zgodnie z wpisem
do właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty.
7. Za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis z pieczątką.
8. Zamawiający poprawi w ofercie, oczywiste omyłki pisarskie, omyłki rachunkowe
lub błędy w obliczeniu ceny, oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty
ze specyfikacji a istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian
w treści oferty. O tym fakcie Zamawiający poinformuje niezwłocznie Wykonawcę.
9. Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji.
10. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
11. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia służyć mają wyłącznie przygotowaniu oferty i w żadnym wypadku nie powinny
być wykorzystywane w inny sposób ani udostępniane osobom nie uczestniczącym
w postępowaniu.
IV. OCENA OFERT
1. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych wraz
z ofertą dokumentów i oświadczeń. Niespełnienie warunków udziału
w postępowaniu będzie skutkować odrzuceniem oferty.
2. Oferta, która spełniać będzie warunki niniejszego zapytania ofertowego
oraz zawierać będzie najniższą cenę brutto wskazaną w ofercie (kryterium cena: 100 %) zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl lub złożona osobiście w Kancelarii Ogólnej Kuratorium Oświaty ul. Wały Jagiellońskie 24 w Gdańsku.
1. Termin złożenia oferty 9 marca 2020 r. do godz. 10:00.
2. UWAGA: za terminowe dostarczenie oferty odpowiada Wykonawca. Kuratorium Oświaty w Gdańsku nie potwierdza dostarczenia złożonych ofert drogą elektroniczną.
VI. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ
1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej.
2. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do udzielania informacji jest pani Anna Wojcicka nr telefonu stacjonarnego 58 322 29 13, nr telefonu komórkowego 662-231-454, adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl.
3. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Zamawiającym za pośrednictwem telefonu lub za pomocą poczty elektronicznej wskazanej w pkt. 2.
4. Opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikami przekazywane jest Wykonawcą
za pomocą poczty elektronicznej.
VII. W UZASADNIONYCH PRZYPADKACH, PRZED UPŁYWEM TERMINU SKŁADANIA OFERT, ZAMAWIAJĄCY MOŻE ZMIENIĆ TREŚĆ OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe.
2. Zamawiający przedłuży termin składania ofert jeżeli w wyniku tej zmiany niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie tych zmian w ofertach.
VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, jeżeli zaistnieją przesłanki, o których Zamawiający nie wiedział w dniu ogłoszenia postępowania.
2. Wykonawca może zwrócić się z pytaniem dotyczącym specyfikacji dotyczącym prowadzonego postępowania do dnia 05.03.2020 r. do godziny 12.00. Po tym terminie Zamawiający zastrzega sobie prawo nie odpowiadania na pytania.
3. Odpowiedz na pytania Zamawiający niezwłocznie przesyła do wszystkich Wykonawców biorących udział w postępowaniu.
4. Wykonawca po zrealizowaniu dostawy wystawi fakturę lub rachunek
z odroczonym terminem płatności, o co najmniej 14 dni od dnia dostarczenia faktury
do siedziby Zamawiającego.
Załącznik:
1. Formularz oferty – załącznik nr 1
Klauzula RODO
Obowiązek informacyjny administratora danych osobowych dotyczących postępowań
o zamówienia publiczne.
Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy że:
1. Administratorem danych osobowych jest Pomorski Kurator Oświaty, z którym można się skontaktować:
• telefonując na numer telefonu (58) 322-29-00
• faksując na numer fax (58) 322-29-01
• pisząc na adres 80-853 Gdańsk ul. Wały Jagiellońskie 24 · mailując na adres e-mail: kuratorium@kuratorium.gda.pl.
2. Inspektorem danych osobowych jest pani Grażyna Kawczyńska, z którą można
się skontaktować pisząc na adres e-mail iod@kuratorium.gda.pl
3. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja postępowania o udzielenie zamówienia – postępowania wszczynanego w drodze publicznego ogłoszenia
o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert albo zaproszenia do negocjacji
w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa
w sprawie zamówienia publicznego, lub –w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki –wynegocjowania postanowień takiej umowy.
4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz zgodnie
z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO następujące przepisy prawa:
a) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych;
b) rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu
o udzielenie zamówienia;
c) ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w celach archiwalnych, podatkowych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń przez 10 lat.
6. Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Ograniczenie dostępu
do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Ponadto odbiorcą danych zawartych
w dokumentach związanych z postępowaniem o za mówienie publiczne mogą być podmioty
z którymi Pomorski Kurator Oświaty zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie
z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
7. Nie przewiduje się przekazywania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub instytucji międzynarodowych oraz przetwarzania danych osobowych
w celach innych niż te, w których dane osobowe zostały zebrane.
8. Decyzje dotyczące Państwa danych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
9. Ma Pani/Pan prawo do: żądania dostępu do danych osobowych, uzyskania ich kopii, sprostowania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz ich przenoszenia. W przypadku wyrażenia zgody ma Pani/Pan prawo do wycofania się ze zgody pisząc na adres administratora, prawo do żądania usunięcia danych zebranych na podstawie zgody.
10. Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia
w nim udziału. Wynika to stąd, że w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
z up. Pomorskiego Kuratora Oświaty
Iwona Tanewska
Z-ca Dyrektora Wydziału Organizacji
i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli
Obowiązek informacyjny administratora danych osobowych dotyczących postępowań o zamówienia publiczne
Autor dokumentu z-ca dyr OP Iwona Tanewska, 02.03.2020
|
Badanie rynku w celu wyłonienia wykonawcy na usługę przeprowadzenia mienia będącego na stanie Archiwum Zakładowego Kuratorium Oświaty w Gdańsku
