Pytania Wykonawcy i odpowiedzi Zamawiającego do badania rynku na dostawę paliwa do samochodów służbowych będących na stanie Kuratorium Oświaty w Gdańsku.

1. Pytanie Wykonawcy:
Czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty przez Wykonawcę, którego Stacja Paliw jest czynna w godzinach 7.00 - 21.00?
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający przychyla się do zmiany, jednocześnie zmienia zapis Załącznika nr 1 OPZ Rozdział 1 ust. 6 tj.:
"Wykonawca zapewni sukcesywne tankowanie pojazdów Zamawiającego w godzinach co najmniej od godziny 7.00 do godziny 21.00 w dni powszednie, niedziele i święta. Tankowania będą realizowane zgodnie z częstotliwością i potrzebami Zamawiającego.”

2. Pytanie Wykonawcy:
Wykonawca zwraca się z prośbą o możliwość ujednolicenia zapisów w zakresie daty podania cen. W formularzu ofertowym Zamawiający wskazuje datę 18.03.2020 r., natomiast w rozdział 8 OPZ 19.03.2020 r.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający zmienia zapis Załącznika nr 1 OPZ Rozdział 8 ust. 1 tj.:
„Zgodnie z formularzem oferty należy podać cenę brutto w zł za 1 litr benzyny bezołowiowej o liczbie oktanów 95 na dzień 18.03.2020 r., która znajduję się na dystrybutorze stacji paliw, w której będą tankowane samochody służbowe oraz cenę brutto w zł uwzględnionego upustu na cały okres trwania umowy.”

3. Pytanie Wykonawcy:
Wykonawca prosi o dopisanie do zapisu § 2 ust. 3 wzoru umowy zapisu: „oraz na wszystkich stacjach na terenie Polski”.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający nie wyraża zgody.

4. Pytanie Wykonawcy:
Czy Zamawiający dopuści możliwość modyfikacji zapisu § 3 ust. 1 wzoru umowy w przypadku wyboru najkorzystniejszej oferty odnośnie wystawiania faktur w okresach: „Za sprzedane paliwo Sprzedawca będzie wystawiał faktury zbiorcze dwa razy w miesiącu: od 1do 15 dnia miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień okresu rozliczeniowego.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający przychyla się jedynie do zmiany zapisu w załączniku nr 4 Istotne postanowienia umowy § 3 ust. 1:
„Strony umowy ustalają, że okresem rozliczeniowym za pobraną benzynę jest ……… miesiąc/ …….dni/ dwa razy w miesiącu: od 1do 15 dnia miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Za datę sprzedaży uważa się ostatni dzień okresu rozliczeniowego.” *

*niepotrzebne skreślić

5. Pytanie Wykonawcy:
Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu § 3 ust. 2 wzoru umowy, w przypadku Wykonawcy, który nie stosuje dokumentów WZ na: „Na potwierdzenie zrealizowanego zakupu wydawane będą dowody wydania, które mają charakter wydruku z terminala obsługującego karty flotowe.
Dowód wydania zawiera następujące dane:
· numer karty flota, na którą dokonywana była transakcja,
· numer rejestracyjny samochodu,
· ilość wydanego paliwa,
· wartość wydanego paliwa,
· data i godzina transakcji,
· dokładny adres stacji paliw”.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu, jednakże dodaje nowy punkt w § 3 ust. 3 Załącznika nr 4 – Istotne postanowienia umowy tj.:

3. W przypadku Wykonawcy, który nie stosuje dokumentów WZ dokumentem potwierdzającym ilość pobranego paliwa będzie inny dowód wydania (np. wydruk z terminala obsługującego karty flotowe), który musi zawiera następujące dane:
a) numer karty flota, na którą dokonywana była transakcja,
b) numer rejestracyjny samochodu,
c) ilość wydanego paliwa,
d) wartość wydanego paliwa,
e) data i godzina transakcji,
f) dokładny adres stacji paliw.

Dowód wydania nie będzie podpisywany przez pracownika Kuratorium w przypadku zatwierdzenia go kodem PIN.
Zamawiający informuje, że po dodaniu zapisu w § 3 ust. 3 załącznika nr 4 ustępy 4 i 5 otrzymują nową numeracją tj.
5. Zapłata dokonana będzie na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze.
6. Za dzień zapłaty uważany będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

6. Pytanie Wykonawcy:
Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności od daty wystawienia faktury VAT ? Wykonawca proponuje wówczas wydłużenie terminu z 14 na 21 dni ale od daty wystawienia faktury VAT ( § 3 ust. 3 wzoru umowy)?
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zapisu.

7. Pytanie Wykonawcy:
Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie zapisu §5 ust. 1 wzoru umowy odnośnie procedury reklamacyjnej stosowanej u Wykonawcy poprzez dodanie zapisu: „Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej”.
Odpowiedź Zamawiającego:
Zamawiający związku z zapytaniem Wykonawcy do §5 ust. 1 Załącznika nr 4 „Istotne zapisy umowy” dodaje zapis o następującej treści:
1. Jeżeli Zamawiający poniesie szkodę w wyniku dostarczenia mu paliwa złej jakości, uprawniony będzie do dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych przewidzianych przez przepisy kodeksu cywilnego. Wykonawca odpowie za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę do wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej.

Zamawiający zmienia Opis przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1) i tym samym wykreśla zapis rozdziału 6 ustęp 4, który dotyczący dołączenia zaparafowanego wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 4 do oferty.

Kuratorium Oświaty w Gdańsku zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostawę benzyny bezołowiowej (Pb95) do samochodów służbowych będących na stanie Kuratorium Oświaty w Gdańsku. Ofertę cenową sporządzoną na formularzu ofertowym wraz z załącznikami należy złożyć osobiście w Kancelarii Ogólnej Kuratorium Oświaty w Gdańsku na ul. Wały Jagiellońskie 24 lub przesłać na adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl do dnia 23.03.2020 r. do godz. 10.00. W przypadku wątpliwości pytania należy kierować do Pani Anny Wojcickiej tel. 662 231 454 lub na adres e-mail: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl. Kuratorium Oświaty w Gdańsku podpisze umowę z wykonawcą, który zaoferuje najkorzystniejszą ofertę.

Klauzula RODO

Obowiązek informacyjny administratora danych osobowych dotyczących postępowań o zamówienia publiczne.

Na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy że:

1. Administratorem danych osobowych jest Pomorski Kurator Oświaty, z którym można się skontaktować:
• telefonując na numer telefonu (58) 322-29-00
• faksując na numer fax (58) 322-29-01
• pisząc na adres 80-853 Gdańsk ul. Wały Jagiellońskie 24 · mailując na adres e-mail: kuratorium@kuratorium.gda.pl.

2. Inspektorem danych osobowych jest pani Grażyna Kawczyńska, z którą można się skontaktować pisząc na adres e-mail iod@kuratorium.gda.pl

3. Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja postępowania o udzielenie zamówienia – postępowania wszczynanego w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert albo zaproszenia do negocjacji w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub –w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki –wynegocjowania postanowień takiej umowy.

4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu oraz zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO następujące przepisy prawa:
a) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych;
b) rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
c) ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w celach archiwalnych, podatkowych lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń przez 10 lat.

6. Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. Ograniczenie dostępu do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o za mówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Pomorski Kurator Oświaty zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.

7. Nie przewiduje się przekazywania danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub instytucji międzynarodowych oraz przetwarzania danych osobowych w celach innych niż te, w których dane osobowe zostały zebrane.

8. Decyzje dotyczące Państwa danych nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

9. Ma Pani/Pan prawo do: żądania dostępu do danych osobowych, uzyskania ich kopii, sprostowania, wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz ich przenoszenia. W przypadku wyrażenia zgody ma Pani/Pan prawo do wycofania się ze zgody pisząc na adres administratora, prawo do żądania usunięcia danych zebranych na podstawie zgody.

10. Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowe, ale może być warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Wynika to stąd, że w zależności od przedmiotu zamówienia, zamawiający może żądać ich podania na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności na podstawie Rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia.


z up. Pomorskiego Kuratora Oświaty
Iwona Tanewska
Z-ca Dyrektora Wydziału Organizacji
i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli


Obowiązek informacyjny administratora danych osobowych dotyczących postępowań o zamówienia publiczne