Instrukcja O Biuletynie Redakcja
Biuletyn Informacji Publicznej > Menu tematyczne > Zamówienia publiczne > Zamówienia do 130 000 złotych netto > Zapytanie ofertowe na świadczenie usług RODO Dziś jest 03.12.2022

Data ostatniej aktualizacji 24.01.2022
Liczba odwiedzin 4063287
  Zapytanie ofertowe na świadczenie usług RODO

OP.273.5.2021.AM

ZAPYTANIE OFERTOWE

Kuratorium Oświaty w Gdańsku zaprasza do składania ofert na świadczenie usług związanych z realizacją zadań ochrony danych oraz zadań przypisanych inspektorowi ochrony danych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” i innymi obowiązującymi przepisami prawa.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Kompleksowa obsługa w zakresie ochrony danych, w tym pełnienie funkcji inspektora ochrony danych zgodnie z przepisami RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa z zakresu danych osobowych w Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
A. Zadania wykonywane w ramach realizacji zadań inspektora ochrony danych, w tym w szczególności:
1) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2) monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia pracowników uczestniczących w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3) udzielanie, na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
4) współpraca z organem nadzorczym;
5) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
B. Zadania wykonywane w ramach realizacji zadań administratora danych, w tym w szczególności:
1) nadzór nad wdrożeniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO;
2) nadzór nad ochroną praw osób, których dane dotyczą;
3) współpraca z organem nadzorczym;
4) zgłaszanie naruszenia bezpieczeństwa do organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą;
5) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania;
6) przygotowywanie i wdrażanie niezbędnych polityk i procedur ochrony danych;
7) współpraca w zakresie tworzenia umów oraz realizacji zadań na polecenie innego administratora;
8) w ramach współadministrowania danymi, współpraca w zakresie tworzenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych.
C. Współpraca Wykonawcy z Zamawiającym:
1. Zamawiający oczekuje obecności dwóch osób wykonujących powyższe zadania raz w tygodniu tj.: jednej osoby w siedzibie KO w Gdańsku oraz drugiej w siedzibie zamiejscowej w Gdyni lub obecność jednej z ww. osób, w tym samym czasie, naprzemiennie w Delegaturze w Kościerzynie, Słupsku, Tczewie. Częstotliwość obecności w delegaturach uzależniona będzie od potrzeb dyrektora delegatury, lecz nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.
2. W sytuacjach awaryjnych Zamawiający zastrzega sobie dodatkową obecność w siedzibie Kuratorium w terminie innym niż wcześniej uzgodniony. Czas przybycia do siedziby Zamawiającego nie może wynieść więcej niż 2 godzin od otrzymania zgłoszenia (nie dotyczy siedzib delegatur).
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontaktu mailowego i telefonicznego każdego dnia. Udzielanie odpowiedzi na zapytania pracowników Kuratorium Oświaty w Gdańsku przesłane pocztą elektroniczną nie później niż w ciągu 24 godzin od otrzymania wiadomości.

D. Termin realizacji umowy: od dnia podpisania umowy do 31.04.2022 r.

E. Miejsca świadczenia usługi:
1. siedziba Kuratorium Oświaty w Gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 24.
2. zamiejscowy Wydział Strategii i Nadzoru Pedagogicznego w Gdyni, ul. Legionów 130.
3. Delegatura Kuratorium Oświaty w Słupsku ul. Jana Pawła II 1.
4. Delegatura Kuratorium Oświaty w Tczewie ul. Gdańska 17A.
5. Delegatura Kuratorium Oświaty w Kościerzynie ul. Sikorskiego 1C.

F. Warunki finansowania:
1. Za wykonanie przedmiotu zamówienia Wykonawca otrzyma miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług chyba , że Wykonawca nie jest podatnikiem VAT.
2. Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia następować będzie przelewem, co miesiąc z dołu tzn. w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi. Wykonawca wystawi fakturę z odroczonym terminem płatności o co najmniej 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury. Faktury będą wystawiane na adres: Kuratorium Oświaty w gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 24, 80-853 Gdańsk i dostarczane na ww. adres lub na adres skrzynki pocztowej: kuratorium@kuratorium.gda.pl.
3. Termin związany niniejszą ofertą: 30 dni od dnia rozstrzygnięcia badania rynku.

II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W ubieganiu się o udzielenie zamówienia mogą uczestniczyć Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki tj.:
1. Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej:
- prowadzona działalność jest uprawniona do występowania w obrocie;
- posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie;
- posiadamy niezbędne uprawnienia do wykonania zamówienia.
2. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
- znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
- dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów i oświadczeń. Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu będzie skutkować odrzuceniem oferty.

III. OPIS KRYTERIÓW WYBORU OFERTY I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów i oświadczeń (Załącznik nr 2, 3 oraz inne dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym np. umocowanie do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy). Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu będzie skutkować odrzuceniem oferty.
2. Zamawiający w kryterium doświadczenie i wykształcenie osobno oceni wykonawcę oraz osobę współpracującą.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który otrzyma maksymalną liczbę punktów wynikającą z poniższego wyliczenia.
Maksymalna liczna (L) jaką może otrzymać oferta wynosi 100 pkt. Liczba punktów do oceny oferty wyliczana będzie jako suma liczby punktów w kryterium cena, doświadczenie, doświadczenie w instytucjach związanych z oświatą lub placówkach oświatowych i wykształcenie według poniższego wzoru (kryteriów):

L = C + D + DOŚ+W

Gdzie:
- L - łączna suma punktów z wszystkich kryteriów
- Kryterium 1: Cena (C) stała (ryczałtowa) brutto
- Kryterium 2: Doświadczenie (D) w obsłudze jednostek administracji publicznej
- Kryterium 3: Doświadczenie (DOŚ) w obsłudze w instytucjach związanych z oświatą lub placówkach oświatowych
- Kryterium 4: Wykształcenie (W) tj. ukończone studia podyplomowe z zakresu ochrony danych osobowych oraz co najmniej jedno szkolenia, kurs, warsztat z zakresu RODO i ochrony danych w ciągu 1,5 roku.

  1. Kryterium cena
C – cena: maksymalna liczba punktów do zdobycia w tym kryterium – 50 pkt.
C = ( Cmin/Cob ) x 50 pkt.
gdzie:
- Cmin - najniższa cena spośród wszystkich ofert (w zł)
- Cob - cena oferty badanej (w zł)
  1. Kryterium doświadczenie (D): maksymalna liczba punktów do zdobycia w tym kryterium – 20 pkt.
Kryterium nr 2 zostanie wyliczone na podstawie poniższych kryteriów:
Lp. Liczba lat doświadczenia w obsłudze jednostek administracji publicznych Liczba punktów
1. od 1,5 do 5 lat 10
2. od 5 lat do 10 lat 15
3. 10 lat i więcej 20
  D = liczna punktów z tabeli/20 x20 pkt.
  1. Kryterium doświadczenie (DOŚ) w obsłudze w instytucjach związanych z oświatą lub placówkach oświatowych: maksymalna liczba punktów do zdobycia w tym kryterium – 20 pkt.
Kryterium nr 3 zostanie wyliczone na podstawie poniższej tabeli:
Lp. Liczba lat doświadczenia w obsłudze jednostek związanych z oświatą lub placówek oświatowych Liczba punktów
1. od 1 do 2 lat 10
2. od 4 lat do 6 lat 15
3. 6 lat i więcej 20
  DOŚ = ilość punktów wg tabeli / 20 x 20 pkt.  
  1. Kryterium Wykształcenie (W) tj. ukończone studia podyplomowe z zakresu ochrony danych osobowych oraz co najmniej jedno szkolenie, kurs z zakresu RODO i ochrony danych w ciągu 1,5 roku: maksymalna liczba punktów do zdobycia w tym kryterium – 10 pkt.
Kryterium nr 3 zostanie wyliczone na podstawie poniższej tabeli:
Lp. Ukończone studia podyplomowe, kursy, warsztaty z zakresu RODO i ochrony danych osobowych Liczba punktów
1. Brak studiów z ochrony danych lub brak ukończonego szkolenia, kursu z zakresu RODO 0
2. Ukończenie szkolenia, kursu z zakresu RODO w ciągu ostatniego 1,5 roku 3
3. Studia podyplomowe z ochrony danych 7
  DOŚ = liczba punktów z tabeli/10 x 10 pkt.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
 
  1. Ofertę cenową należy złożyć na Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do badania.
  2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
  3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
  4. Ofertę należy sporządzić w języku i walucie polskiej.
  5. Cena oferty powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
  6. Ceny podane w ofercie muszą być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przeciwnym razie Zamawiający zaokrągli cenę zgodnie z zasadami matematycznymi do dwóch miejsc po przecinku.
  7. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi, być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania firmy wykonawcy, zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty.
  8. Za podpisanie uznaje się własnoręczny podpis z pieczątką.
  9. Zamawiający poprawi w ofercie, oczywiste omyłki pisarskie, omyłki rachunkowe lub błędy w obliczeniu ceny, oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacji a istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. O tym fakcie Zamawiający poinformuje niezwłocznie Wykonawcę.
  10. Treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji.
  11. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. W tym Zamawiający może wnioskować do Wykonawcy o przedłożenie dodatkowych oświadczeń lub dokumentów.
  12. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia służyć mają wyłącznie przygotowaniu oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób, ani udostępniane osobom nie uczestniczącym w postępowaniu.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
  1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl lub złożona osobiście w Kancelarii Ogólnej Kuratorium Oświaty ul. Wały Jagiellońskie 24 w Gdańsku.
  2. Termin złożenia oferty do 7 kwietnia 2021 r. do godz. 12:00.
  3. UWAGA: za terminowe dostarczenie oferty odpowiada Wykonawca. Kuratorium Oświaty w Gdańsku nie potwierdza dostarczenia złożonych ofert drogą elektroniczną.
  VI. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ
  1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej.
  2. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do udzielania informacji jest pani Aneta Marcinkiewicz nr telefonu 58 322 29 13, 662-231-454 email: zamowienia.publiczne@kuratorium.gda.pl.
  3. Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się z Zamawiającym za pośrednictwem telefonu lub za pomocą poczty elektronicznej wskazanej w pkt. 2.
  4. Opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikami przekazywane jest Wykonawcą za pomocą poczty elektronicznej lub poprzez umieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej BIP Zamawiającego.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, jeżeli zaistnieją przesłanki, o których Zamawiający nie wiedział w dniu ogłoszenia postępowania.
  2. Wykonawca może zwrócić się z pytaniem dotyczącym specyfikacji prowadzonego postępowania do dnia 01.04.2021 r. do godz. 12.00. Zamawiający zastrzega sobie prawo nieodpowiadanie na pytania które wpłynęły po ww. terminie. Zamawiający niezwłocznie prześle pytania i odpowiedzi do wszystkich Wykonawców biorących udział w postępowaniu.
  3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający zastrzega sobie możliwość przedłużenia terminu składania ofert.
  4. Zamawiający podejmie dalsze negocjacje z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą w sprawie ustalenia dalszych szczegółów zamówienia i związanych tym podpisaniem umowy.
  5. Złożenie oferty nie powoduje powstania wzajemnych zobowiązań pomiędzy stronami do czasu ostatecznej decyzji podjętej przez Zamawiającego w zakresie podpisania umowy.
  6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków lub odwołania postępowania bez podawania przyczyn.
 

Pomorski Kurator Oświaty
Małgorzata Bielang

W załączeniu:
1. Formularz oferty – Załącznik nr 1
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – Załącznik nr 2
3. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu w zakresie posiadanego doświadczenia i zdolności zawodowych – Załącznik nr 3



Autor dokumentu Pomorski Kurator Oświaty
Treść wytworzyła inspektor Aneta Marcinkiewicz, 31.03.2021 r.



lp.załącznik:
1Zapytanie ofertowe OP.273.5.2021.AM - RODO (scan pdf 4MB).pdf
2Załącznik nr 1 - Formularz oferty (doc 40KB).doc
3Załącznik nr 2 - O_świadczenie dot. doświadczenia zawodowego (doc 61KB).doc
4Załacznik nr 3 - wykształcenie (doc 53KB).doc

drukuj
ostatnie zmiany dla strony „Zapytanie ofertowe na świadczenie usług RODO”

użytkownikdata aktualizacjiopis zmian
Aneta Barbarowicz31.03.2021, 14:42 CESTaktualizacja
Aneta Barbarowicz31.03.2021, 14:39 CESTaktualizacja
Aneta Barbarowicz31.03.2021, 14:29 CESTDodanie oferty

pełny rejestr zmian dla tej strony
do gry
BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
© 2005 Kuratorium Oświaty w Gdańsku
Wszelkie prawa zastrzeżone.