OP.273.5.2021.AM

ZAPYTANIE OFERTOWE

Kuratorium Oświaty w Gdańsku zaprasza do składania ofert na świadczenie usług związanych z realizacją zadań ochrony danych oraz zadań przypisanych inspektorowi ochrony danych zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” i innymi obowiązującymi przepisami prawa.

I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Kompleksowa obsługa w zakresie ochrony danych, w tym pełnienie funkcji inspektora ochrony danych zgodnie z przepisami RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa z zakresu danych osobowych w Kuratorium Oświaty w Gdańsku.
A. Zadania wykonywane w ramach realizacji zadań inspektora ochrony danych, w tym w szczególności:
1) informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
2) monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia pracowników uczestniczących w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3) udzielanie, na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
4) współpraca z organem nadzorczym;
5) pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach;
B. Zadania wykonywane w ramach realizacji zadań administratora danych, w tym w szczególności:
1) nadzór nad wdrożeniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z RODO;
2) nadzór nad ochroną praw osób, których dane dotyczą;
3) współpraca z organem nadzorczym;
4) zgłaszanie naruszenia bezpieczeństwa do organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą;
5) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania;
6) przygotowywanie i wdrażanie niezbędnych polityk i procedur ochrony danych;
7) współpraca w zakresie tworzenia umów oraz realizacji zadań na polecenie innego administratora;
8) w ramach współadministrowania danymi, współpraca w zakresie tworzenia zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych.
C. Współpraca Wykonawcy z Zamawiającym:
1. Zamawiający oczekuje obecności dwóch osób wykonujących powyższe zadania raz w tygodniu tj.: jednej osoby w siedzibie KO w Gdańsku oraz drugiej w siedzibie zamiejscowej w Gdyni lub obecność jednej z ww. osób, w tym samym czasie, naprzemiennie w Delegaturze w Kościerzynie, Słupsku, Tczewie. Częstotliwość obecności w delegaturach uzależniona będzie od potrzeb dyrektora delegatury, lecz nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.
2. W sytuacjach awaryjnych Zamawiający zastrzega sobie dodatkową obecność w siedzibie Kuratorium w terminie innym niż wcześniej uzgodniony. Czas przybycia do siedziby Zamawiającego nie może wynieść więcej niż 2 godzin od otrzymania zgłoszenia (nie dotyczy siedzib delegatur).
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontaktu mailowego i telefonicznego każdego dnia. Udzielanie odpowiedzi na zapytania pracowników Kuratorium Oświaty w Gdańsku przesłane pocztą elektroniczną nie później niż w ciągu 24 godzin od otrzymania wiadomości.

D. Termin realizacji umowy: od dnia podpisania umowy do 31.04.2022 r.

E. Miejsca świadczenia usługi:
1. siedziba Kuratorium Oświaty w Gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 24.
2. zamiejscowy Wydział Strategii i Nadzoru Pedagogicznego w Gdyni, ul. Legionów 130.
3. Delegatura Kuratorium Oświaty w Słupsku ul. Jana Pawła II 1.
4. Delegatura Kuratorium Oświaty w Tczewie ul. Gdańska 17A.
5. Delegatura Kuratorium Oświaty w Kościerzynie ul. Sikorskiego 1C.

F. Warunki finansowania:
1. Za wykonanie przedmiotu zamówienia Wykonawca otrzyma miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe z uwzględnieniem należnego podatku VAT zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług chyba , że Wykonawca nie jest podatnikiem VAT.
2. Zapłata za wykonanie przedmiotu zamówienia następować będzie przelewem, co miesiąc z dołu tzn. w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usługi. Wykonawca wystawi fakturę z odroczonym terminem płatności o co najmniej 14 dni licząc od dnia otrzymania faktury. Faktury będą wystawiane na adres: Kuratorium Oświaty w gdańsku ul. Wały Jagiellońskie 24, 80-853 Gdańsk i dostarczane na ww. adres lub na adres skrzynki pocztowej: kuratorium@kuratorium.gda.pl.
3. Termin związany niniejszą ofertą: 30 dni od dnia rozstrzygnięcia badania rynku.

II. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
W ubieganiu się o udzielenie zamówienia mogą uczestniczyć Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki tj.:
1. Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej:
- prowadzona działalność jest uprawniona do występowania w obrocie;
- posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie;
- posiadamy niezbędne uprawnienia do wykonania zamówienia.
2. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
- znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
3. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:
- dysponujemy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów i oświadczeń. Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu będzie skutkować odrzuceniem oferty.

III. OPIS KRYTERIÓW WYBORU OFERTY I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów i oświadczeń (Załącznik nr 2, 3 oraz inne dokumenty wskazane w zapytaniu ofertowym np. umocowanie do podpisania oferty w imieniu Wykonawcy). Niespełnienie warunków udziału w postępowaniu będzie skutkować odrzuceniem oferty.
2. Zamawiający w kryterium doświadczenie i wykształcenie osobno oceni wykonawcę oraz osobę współpracującą.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który otrzyma maksymalną liczbę punktów wynikającą z poniższego wyliczenia.
Maksymalna liczna (L) jaką może otrzymać oferta wynosi 100 pkt. Liczba punktów do oceny oferty wyliczana będzie jako suma liczby punktów w kryterium cena, doświadczenie, doświadczenie w instytucjach związanych z oświatą lub placówkach oświatowych i wykształcenie według poniższego wzoru (kryteriów):

L = C + D + DOŚ+W

Gdzie:
- L - łączna suma punktów z wszystkich kryteriów
- Kryterium 1: Cena (C) stała (ryczałtowa) brutto
- Kryterium 2: Doświadczenie (D) w obsłudze jednostek administracji publicznej
- Kryterium 3: Doświadczenie (DOŚ) w obsłudze w instytucjach związanych z oświatą lub placówkach oświatowych
- Kryterium 4: Wykształcenie (W) tj. ukończone studia podyplomowe z zakresu ochrony danych osobowych oraz co najmniej jedno szkolenia, kurs, warsztat z zakresu RODO i ochrony danych w ciągu 1,5 roku.

1. Kryterium cena